«المواصلات»: موظفات خدمات المتشركين يبتكرن برنامجا الكترونيا للأرشفة
أعلنت وزارة المواصلات اطلاقها برنامجا إلكترونيا ابتكرته موظفات قسم المكتب الفني بقطاع خدمات المتشركين يهدف الى تخزين وارشفة الملفات الورقية الكترونيا.
وقال وكيل وزارة المواصلات المهندس حميد القطان عقب اطلاعه على تجربة عمل البرنامج إن هذا الابتكار يساهم في تطوير العمل عبر الاستغناء التدريجي عن الارشيف الورقي بما يحويه من معاملات وملفات التحول الى الارشيف الالكتروني.
وأضاف القطان أن البرنامج الالكتروني يوفر الحيز المكاني ويقلل من الاخطاء ويسهل الوصول للملفات والمستندات كما يسرع عملية نقل الرسائل والوثائق إلكترونيا بين قطاعات الوزارة مستقبلا علاوة على انه «البوابة ونقطة البداية للتحول من البيئة التقليدية الى البئة الالكترونية».
من جانبها قالت مصممة برنامج الارشفة بوزارة المواصلات سامية المطيري ان الفكرة بدأت عام 2011 من خلال تبني وكيل قطاع خدمات المشتركين مبادرة التطوير الاداري وتذليل جميع العقبات ودعم واستثمار الطاقات الشبابيه وتشجيع الافكار الجديدة.
وأضافت المطيري «لقد وجدت الدعم الكبير من وكيل القطاع الذي اعطى توجيهاته لتطبيق البرنامج على ارض الواقع وساهم في تذليل جميع العقبات التي واجهتنا خلال التنفيذ».
وبينت ان الأرشفة الالكترونية كتطبيق معلوماتي جديد يعتبر نقلة نوعية في وزارة المواصلات اذ يقوم على أساس تخزين الملفات والمستندات عن طريق الماسح الضوئي والتقنيات الحديثة وحفظها كوحدة متكاملة ومترابطة وبأسلوب يتناسب مع اهمية المستند ومحتوياته وطريقة استرجاعه.
ولفتت الى ان تطبيق المشروع تم على ثلاث مراح الاولى تمثلت بعمل دراسة على آلية سير العمل في القطاع من خلال الاطلاع على الملفات الخاصة في مكتب وكيل القطاع والمكتب الفني وقسم التنسيق والمتابعة فيما تمثلت المرحلة الثانية في وضع أسس وآلية لفرز الملفات التي تعود الى ما بعد الغزو العراقي.
وقالت إن المرحلة الثالثة الاخيرة من المشروع كانت عبارة عن تدريب الموظفات على استخدام الحاسب الآلي ومن ثم تدريبهم للعمل على برنامج الارشيف الالكتروني الجديد.
وقال وكيل وزارة المواصلات المهندس حميد القطان عقب اطلاعه على تجربة عمل البرنامج إن هذا الابتكار يساهم في تطوير العمل عبر الاستغناء التدريجي عن الارشيف الورقي بما يحويه من معاملات وملفات التحول الى الارشيف الالكتروني.
وأضاف القطان أن البرنامج الالكتروني يوفر الحيز المكاني ويقلل من الاخطاء ويسهل الوصول للملفات والمستندات كما يسرع عملية نقل الرسائل والوثائق إلكترونيا بين قطاعات الوزارة مستقبلا علاوة على انه «البوابة ونقطة البداية للتحول من البيئة التقليدية الى البئة الالكترونية».
من جانبها قالت مصممة برنامج الارشفة بوزارة المواصلات سامية المطيري ان الفكرة بدأت عام 2011 من خلال تبني وكيل قطاع خدمات المشتركين مبادرة التطوير الاداري وتذليل جميع العقبات ودعم واستثمار الطاقات الشبابيه وتشجيع الافكار الجديدة.
وأضافت المطيري «لقد وجدت الدعم الكبير من وكيل القطاع الذي اعطى توجيهاته لتطبيق البرنامج على ارض الواقع وساهم في تذليل جميع العقبات التي واجهتنا خلال التنفيذ».
وبينت ان الأرشفة الالكترونية كتطبيق معلوماتي جديد يعتبر نقلة نوعية في وزارة المواصلات اذ يقوم على أساس تخزين الملفات والمستندات عن طريق الماسح الضوئي والتقنيات الحديثة وحفظها كوحدة متكاملة ومترابطة وبأسلوب يتناسب مع اهمية المستند ومحتوياته وطريقة استرجاعه.
ولفتت الى ان تطبيق المشروع تم على ثلاث مراح الاولى تمثلت بعمل دراسة على آلية سير العمل في القطاع من خلال الاطلاع على الملفات الخاصة في مكتب وكيل القطاع والمكتب الفني وقسم التنسيق والمتابعة فيما تمثلت المرحلة الثانية في وضع أسس وآلية لفرز الملفات التي تعود الى ما بعد الغزو العراقي.
وقالت إن المرحلة الثالثة الاخيرة من المشروع كانت عبارة عن تدريب الموظفات على استخدام الحاسب الآلي ومن ثم تدريبهم للعمل على برنامج الارشيف الالكتروني الجديد.
