افهم دورة حياة المشروع (1-3)
تمتلك جميع المشاريع « دورة حياة» محددة ويوجد العديد من الأساليب المختلفة لإدارة المشروع، لكن جميعها تتفق على أنه يمكن تقسيم كل مشروع إلى مراحل متنوعة، تتطلب كل منها التركيز على أمور مختلفة، و أكثر الأساليب المباشرة الخاصة بدورة حياة المشروع تركز على أربع مراحل رئيسية للمشروع تتمثل في الطموح للنجاح والتخطيط والتنفيذ وقياس النتائج.
فالطموح للنجاح يركز في هذه المرحلة على خلق رؤية مشتركة خاصة بالمشروع الذي تديره، ما الهدف الذي تنوي تحقيقه ولماذا. كيف ستقيم وتقيس مدى النجاح الذي ستحققه و من ستحتاج إلى دعمهم لتبدأ العمل في المشروع وكيف ستقنعهم بتقديم الدعم لك.
أما عنصر التخطيط فيتطرق إلى تحديد ما تحتاج إلى القيام به لإنجاز مشروعك بكل نجاح، ما المهام المختلفة التي لا بد من القيام بها وكيف يمكن التوفيق بينها؟ من الأشخاص الذين تحتاج إليهم في فريق عمل المشروع؟ ما الموارد التي ستحتاج إليها، سواء كانت مالية أو مادية ( المعدات وأماكن الاجتماعات وغير ذلك) وما أهم المخاطر التي قد تواجه إنجاز المشروع بنجاح، وكيف يمكن تجنبها أو تقليصها على الأقل إلى الحد الأدنى؟ وفي النهاية كيف ستتم إدارة المشروع، وكيف سيتواصل التقدم؟
و يمكن تقسيم مرحلة التنفيذ إلى جزأين وهي التحفيز والمراقبة، ففي بداية العمل بمشروعك ستحتاج إلى تكوين فريق العمل وتحفيزه، كما ستحتاج إلى الاتفاق مع أعضاء الفريق على أهداف المشروع وطرق العمل، وبمجرد أن يبدأ العمل في المشروع سيتحول دورك إلى المراقبة. ما مدى التقدم الذي حدث وماذا ستفعل لو أنه أصبح من المفترض تغيير بعض بنود الخطة الأصلية و هل يسير مشروعك وفقا للجدول الزمني، أم أنه متأخر عن المواعيد المحددة في الجدول وهل تتفق التكاليف مع ما توقعته من قبل أم أن المشروع قد يواجه خطر خرف الميزانية؟ هل تم الإبلاغ عن أي مشاكل ومناقشتها. هل تمت الموافقة على أي تغييرات ضرورية في الخطة أو الميزانية؟
وبمجرد إتمام المشروع سيتمثل الدور النهائي في قياس النتائج حيث سيقوم مدير المشروع في تحديد مدى النجاح وعرض النتائج على أعضاء الفريق، ولكي يتم تطبيق الدروس المستفادة عند إنجاز المشاريع الأخرى،وإلى أي مدى تم تحقيق الأهداف الأصلية للمشروع لذلك لابد من معرفة الأمور التي سارت على ما يرام و الأخرى التي حادت عن المسار الصحيح و ما هي الدروس التي يمكن الاستفادة منها في المشاريع المستقبلية.
*سيساعدك تبني واستخدام أسلوب دور الحياة في التركيز على أهم الأمور في كل مرحلة من مراحل المشروع.
فالطموح للنجاح يركز في هذه المرحلة على خلق رؤية مشتركة خاصة بالمشروع الذي تديره، ما الهدف الذي تنوي تحقيقه ولماذا. كيف ستقيم وتقيس مدى النجاح الذي ستحققه و من ستحتاج إلى دعمهم لتبدأ العمل في المشروع وكيف ستقنعهم بتقديم الدعم لك.
أما عنصر التخطيط فيتطرق إلى تحديد ما تحتاج إلى القيام به لإنجاز مشروعك بكل نجاح، ما المهام المختلفة التي لا بد من القيام بها وكيف يمكن التوفيق بينها؟ من الأشخاص الذين تحتاج إليهم في فريق عمل المشروع؟ ما الموارد التي ستحتاج إليها، سواء كانت مالية أو مادية ( المعدات وأماكن الاجتماعات وغير ذلك) وما أهم المخاطر التي قد تواجه إنجاز المشروع بنجاح، وكيف يمكن تجنبها أو تقليصها على الأقل إلى الحد الأدنى؟ وفي النهاية كيف ستتم إدارة المشروع، وكيف سيتواصل التقدم؟
و يمكن تقسيم مرحلة التنفيذ إلى جزأين وهي التحفيز والمراقبة، ففي بداية العمل بمشروعك ستحتاج إلى تكوين فريق العمل وتحفيزه، كما ستحتاج إلى الاتفاق مع أعضاء الفريق على أهداف المشروع وطرق العمل، وبمجرد أن يبدأ العمل في المشروع سيتحول دورك إلى المراقبة. ما مدى التقدم الذي حدث وماذا ستفعل لو أنه أصبح من المفترض تغيير بعض بنود الخطة الأصلية و هل يسير مشروعك وفقا للجدول الزمني، أم أنه متأخر عن المواعيد المحددة في الجدول وهل تتفق التكاليف مع ما توقعته من قبل أم أن المشروع قد يواجه خطر خرف الميزانية؟ هل تم الإبلاغ عن أي مشاكل ومناقشتها. هل تمت الموافقة على أي تغييرات ضرورية في الخطة أو الميزانية؟
وبمجرد إتمام المشروع سيتمثل الدور النهائي في قياس النتائج حيث سيقوم مدير المشروع في تحديد مدى النجاح وعرض النتائج على أعضاء الفريق، ولكي يتم تطبيق الدروس المستفادة عند إنجاز المشاريع الأخرى،وإلى أي مدى تم تحقيق الأهداف الأصلية للمشروع لذلك لابد من معرفة الأمور التي سارت على ما يرام و الأخرى التي حادت عن المسار الصحيح و ما هي الدروس التي يمكن الاستفادة منها في المشاريع المستقبلية.
*سيساعدك تبني واستخدام أسلوب دور الحياة في التركيز على أهم الأمور في كل مرحلة من مراحل المشروع.
