شارفت وزارة التجارة والصناعة على وضع اللمسات الأخيرة في شأن الضوابط المنظمة لقبول محاضر الجمعيات العامة للشركات وحضور ممثلي الوزارة فيها.وفي هذا الخصوص، عُلم أن مسودة القرار الوزاري المرتقب إصداره بهذا الشأن ستتضمن خمس مواد كالتالي:* المادة الأولى: انه في شأن قبول محاضر الجمعية العامة للشركات المساهمة وإيداعها ملف كل منها كوثيقة مرجعية للشركة ومساهميها وكل ذي شأن بالضوابط التالية:- لا يقبل طلب إيداع محاضر الجمعيات العامة للشركات المساهمة إلا بعد التحقق من استيفاء الشروط والضوابط التالية:- ثبوت اكتمال النصاب المشروط قانوناً لصحة اجتماع الجمعية العمومية بنوعيها العادية وغير العادية بالأصالة أو بالوكالة (المادة 134) من قانون الشركات وفقاً لسجل المساهمين ويتم توثيق ذلك خلال وكالة المقاصة أو إدارة الشركات.* المادة الثانية: التحقق من استلام محضر اجتماع الجمعية العمومية بنوعيها العادية وغير العادية المستندات المناسبة لضمان إعلام المساهمين بمضمون محضر الاجتماع سواء باستلام هذا المحضر موقعاً على أصله من كل مساهم بما يفيد الاستلام- أو نشره متضمناً القرارات الصادرة في الجريدة الرسمية/ جريدتين محليتين يوميتين/موقع الشركة.أن يتضمن الإقرار المرفق بمحضر الاجتماع والمشار إليه في البند (أ) من المادة الأولى أو عند استلام أو إعلام المساهمين بم تم إثباته بمحضر الاجتماع المقدم للوزارة مع الوثيقة على ذلك.* المادة الثالثة: ترتيب أولويات حضور ممثلي الوزارة في اجتماعات الجمعية العامة بنوعيها وبحسب القدرة الاستيعابية لموظفي الإدارة المختصة وفقاً لما يلي:- في حالة دعوة الوزارة لعقد هذه الجمعية العامة على النحو المقرر قانوناً.- بناء على طلب عدد من المساهمين يملكون ما لا يقل عن 5 في المئة من أسهم الشركة متى كان الطلب مقدماً خلال فترة زمنية لا تقل عن خمسة أيام عمل قبل عقد الجمعية.- في حال طلب إدارة الشركة لأسباب مبررة تقبلها الوزارة.وفي جميع الأحوال يجب على ممثل «التجارة» حال حضوره اجتماع الجمعية إعداد تقرير بمرجعيات الاجتماع على أن يتضمن بصفة خاصة البيانات التالية:1- النصاب القانوني الذي تحقق لعقد الاجتماع.2 - صحة الحضور مستنداً إلى تقرير وكالة المقاصة أو إقرار إدارة الشركة على النحو المشار إليه في البند (أ) من المادة السابقة من هذا القرار مع مراعاة الحالات التي تدعو فيها الوزارة لاجتماع الجمعية العامة.3- بيان أي شكاوى تم عرضها أو تلقاها من المساهمين أثناء الاجتماع.4- إثبات ما تم اتخاذه من قرارات وما لابسها من إجماع أو اعتراضات أو تحفظات.5- أي مخالفة تم إثارتها من الحضور في ما يتعلق بأحكام القانون أو لائحته التنفيذية أو عقد الشركة.* المادة الرابعة: تطبيق الأولويات بالمادة السابقة، يراعى عند تزاحم مواعيد الجمعيات الأولوية المقررة وفقا للترتيب الآتي:مراجعة إدارة الشركات المتزاحمة لإعادة جدولة مواعيد اجتماعاتها أو للتنسيق في ما بينها لتوحيد مكان انعقاد الاجتماع على النحو الذي تقره الوزارة وفقا لتوافر المتطلبات اللوجستية الكفيلة بحسن سير وانتظام الاجتماع مع ترتيب تزامن الانعقاد على نحو متوال/ متتال.متى كان سجل المساهمين لديها، مع إقرار من إدارة الشركة في هذه الحالة بصحة وسلامة النصاب والحضور بالأصالة أو الوكالة.- ثبوت سلامة الإعلان للدعوة لعقد الجمعية العامة على النحو المقرر بالمواد (142 -143 - 206) من قانون الشركات ولائتحته التنفيذية.- ثبوت اتخاذ إدارة الشركة كافة الإجراءات الممكنة ضماناً لاستلام كل مساهم البيانات المالية وتقرير مجلس الإدارة وتقرير مراقب الحسابات عن العام الذي انعقدت بشأنه الجمعية والأعوام السابقة في حال عدم نشر هذه البيانات في جريدتين سواء مع الإعلان للدعوة إلى الجمعية أو على وجه الاستقلال مع إرفاق صور طبق الأصل معتمدة ومدققة وموقعاً عليها من مجلس الإدارة أو رئيس المجلس متى كان مفوضاً في ذلك.التحقق من مطابقة محضر الاجتماع لتقرير ممثل الوزارة في حال حضوره وإرفاق إقرار موقع من المدير المسؤول ورئيس مجلس الإدارة على النموذج الذي تعده «التجارة» بسلامة وصحة كافة البيانات والإجراءات والواقعات المثبتة في محضر الاجتماع والمستندات والوثائق المرفقة به في حال عدم حضور ممثل الوزارة.- التحقق من سلامة وصحة القرارات التي أصدرتها الجمعية من حيث اتفاقها مع القانون وعدم مخالفتها لأي من قواعده الإلزامية ومدى صدورها في حدود الاختصاص المقرر وفقا لنوعها (عادية/ غير عادية).- في حال تعذر التنسيق أو تعذر إعادة جدولة مواعيد اجتماعات الجمعية المتزاحمة تقدم الجمعية التي يستظهر من الواقع أو شكاوى مساهميها ومنازعاتهم في تصرفات إدارة الشركة أو شمول جدول الاجتماع على بند انتخاب أعضاء مجلس الإدارة.*المادة الخامسة: يعمل بهذا القرار من تاريخ صدوره وعلى كافة الجهات المختصة تنفيذه وينشر في الجريدة الرسمية.