حددت وزارة التربية الخطوات المنظمة لآلية الاستلام الابتدائي للأعمال المنجزة في مشاريعها الإنشائية، وأهمها عدم استلام أي مشروع واعتباره غير منته، في حال عدم وجود التيار الكهربائي، سواء كان تياراً دائماً من وزارة الكهرباء والماء أو مولداً كهربائياً.واستعرضت الوكيلة المساعدة للمنشآت التربوية والتخطيط يسرى القحطاني هذه الخطوات بشيء من التفصيل، وأهمها أنه على المقاول عند رغبته في تسليم الأعمال أن يتقدم بكتاب رسمي الى الوزارة مقترحاً فيه موعد الكشف على الأعمال موضوع العقد، وذلك قبل الموعد المقترح بمدة لا تقل عن أسبوع، ويقوم المقاول بتسليم المهندس المشرف نسخة عن كتابه باليد.وشددت القحطاني على ضرورة التأكد من انتهاء الأعمال وانه على المهندس المشرف بعد تسلمه كتاب المقاول باليد أن يقوم بمعاينة الأعمال في الموعد المقترح من المقاول للتأكد من انتهاء الأعمال بالشكل المرضي له في هذا الموعد، وفور تحققه من ذلك يتم تحرير محضر بانتهاء الأعمال، أما في حالة عدم انتهاء الأعمال في الموعد المحدد (طبقاً لرأي المهندس المشرف)، فيتم تحديد موعد لاحق لمعاينة الأعمال مرة أخرى، ويتم اثبات الموعد الجديد كتابياً، وتسليم المقاول نسخة عنه باليد في اليوم نفسه.واعتبرت القحطاني الأعمال غير منتهية في حال عدم قيام المقاول بتوريد أي نوع من أنواع المواد أو الأجهزة أو المعدات اللازمة لاتمام العمل منها على سبيل المثال: (الحماية الألومنيوم للنوافذ، مبردات المياه، معلقات الإنارة، طاولات المختبرات).أو في حال وجود نقص في تركيب أي مواد أو منتجات، أو عدم تشغيل أي أجهزة أو معدات تم توريدها بالفعل الى الموقع ويستغرق استكمالها أو توصيلها وتشغيلها (في رأي المهندس المشرف وطبقاً لتقديره لسير العمل) فترة زمنية تزيد على ثلاثة أيام وذلك في تخصص هندسي واحد أو أكثر منها على سبيل المثال: (تركيب معلقات الإنارة، توصيل وتشغيل مبردات المياه، تشغيل نظام الصوت أو المراقبة، تشغيل وحدات أو ماكينات التكييف، تشغيل نظام الانذار أو مكافحة الحريق) اضافة الى وجود ملاحظات على أعمال منفذة بالفعل في تخصص هندسي واحد أو أكثر يستغرق انجازها مجتمعة فترة زمنية تزيد على أسبوع (طبقاً لرأي المهندس المشرف) أو وجود أي نواقص أو ملاحظات ملفتة على الأعمال يراها المهندس المشرف تعيق استخدام المبنى في أدائه لوظيفته.وتطرقت القحطاني الى انجاز معاملات الحساب الختامي للمشروع حيث دعت «بعد تأكد المهندس المشرف من انجاز المقاول لكامل الأعمال بالشكل المرضي له وتثبيت موعد انتهاء الأعمال، يتم انجاز معاملات الحساب الختامي للمشروع، وتطبيق غرامات التأخير في الانجاز (إن وجدت)، ومراجعة الدفعة النهائية للمشروع، مع التأكد من إنجاز وتقديم المقاول لكافة المتطلبات التعاقدية، ومنها على سبيل المثال: (المخططات المطابقة للموقع، الكتالوجات الفنية والضمانات، ألبوم الصور الفوتوغرافية...)، أو تطبيق الخصومات اللازمة طبقاً لشروط العقد، ويتم تحويل كامل معاملة الحساب الختامي الى لجنة الاستلام، وللمهندس المشرف الحق في إرفاق أي ملاحظات يود ابداءها على الأعمال المنجزة لتأخذها لجنة الاستلام بعين الاعتبار عند تقييمها للأعمال المنجزة ويراعى ألا تزيد الفترة الزمنية بين موعد انتهاء الأعمال، وتحويل معاملة الحساب الختامي الى لجنة الاستلام على أسبوعين على أقصى تقدير، لتفادي ملاحظات ديوان المحاسبة في هذا الشأن.وذكرت مستندات الحساب الختامي للمشروع وأهمها أصل أمر العمل (للعقود الإنشائية بنظام أوامر العمل)، وأصل محضر تسليم الموقع أو أصل المباشرة الفورية، وأصول الأوامر التغييرية (التعديلية) التي أجريت على الأعمال، وأصل الاشعار بانتهاء الأعمال، وأصل مذكرة أسباب التأخير،وأصل كشف الأعمال المنجزة، وفاتورة الإنجاز (للعقود الإنشائية بنظام أوامر العمل)، والدفعة المالية النهائية المستحقة للمقاول طبقاً للنسب الفعلية للأعمال المنجزة.ولفتت الى المرفقات المطلوبة مع معاملة الحساب الختامي وأهمها: نسخة أصلية من البرنامج الزمني للمشروع أو أمر العمل، وأي تحديثات أجريت عليه، ونسخة من كتب تقديم البرنامج الزمني والتحديثات، ونسخة من كتب الاعتماد، وقائمة بأسماء مقاولي الباطن، موردي المواد المعتمدين، المكتب الاستشاري المعتمد، وقائمة بأسماء الجهاز الفني المعتمد للمقاول، جهاز المكتب الاستشاري (إن وجد)، وتعهد التصميم الإنشائي، مع ضمان عشر سنوات على الهيكل الانشائي، ونسخة من المخططات المطابقة للموقع (As built drawing)، ونسخة الكترونية من ألبوم الصور الفوتوغرافية الخاص بالمشروع، ونسخة من الكتالوجات الفنية، وضمانات الأجهزة (الكفالات)، ونسخة من مخالصات مقاولي الباطن المعتمدين عن الأعمال المنجزة، ونسخة من كشف رواتب الجهاز الفني للمقاول من أحد البنوك المعتمدة عن آخر شهر قبل تاريخ الأعمال المنجزة.وبينت القحطاني أهمية التدقيق على أعمال المنجزة (التسلم الابتدائي)، حيث تشكل لجنة التسلم الابتدائي من مراقبة الدعم الفني والمالي بإدارة الصيانة وفقاً لمهام عملها بموجب الهيكل التنظيمي للقطاع، وتقوم اللجنة بالتدقيق على مستندات الحساب الختامي للمشروع، والتدقيق على الأعمال المنجزة، وابداء الملاحظات الفنية عليها بما يتفق وشروط العقد، وتحديد الاصلاحات المطلوبة واقتراح الأسلوب الفني المناسب لإنجازها خلال مدة محددة، وتقدير الاجراءات اللازمة تجاه المقاول في حال عدم التزامه بشروط العقد.وأشارت الى انجاز ملاحظات لجنة التسلم الابتدائي حيث يجب على المقاول فور تسلمه ملاحظات لجنة التسلم الابتدائي على الأعمال المنجزة، أن يقوم بإنجاز كافة هذه الملاحظات بالطريقة الفنية السليمة، وخلال المدة التي حددتها اللجنة مع تقديم كتاب للوزارة يفيد ذلك قبل انتهاء المدة المحددة وتسليم المهندس المشرف نسخة عن كتابه باليد، مع ارفاق تقرير مصور لمرحلة انجاز ملاحظات اللجنة. مشددة على ضرورة التأكد من إنجاز ملاحظات لجنة التسلم الابتدائي حيث على المهندس المشرف التأكد من افادة المقاول، وقيامه بإنجاز كافة الملاحظات المطلوبة، وعند تأكده من ذلك يتم اخطار لجنة التسلم كتابياً، وستقوم لجنة التسلم الابتدائي بإعادة الكشف على الأعمال المنجزة مرة أخرى وتقدير الاجراء المناسب تجاه المقاول طبقاً لشروط العقد قبل الايعاز بصرف الدفعة النهائية للمشروع.واختتمت القحطاني كتابها بأن المهندس المشرف، هو المهندس أو مجموعة المهندسين في تخصصاتهم الهندسية (مدني، كهرباء، ميكانيكا)، والمكلفين بأعمال الاشراف على المشروع أو أمر العمل أو عقد الانشاء وان لجنة التسلم مجموعة من المهندسين في تخصصاتهم الهندسية (مدني، كهرباء، ميكانيكا)، يتم اختيارهم من مراقبة الدعم الفني والمالي بإدارة الصيانة وفق مهام عملها.