خلل «النظم المتكاملة» وراء بعض مخالفات ... «التربية»

في تقرير موسع تطرق إلى جميع المخالفات المسجلة على وزارة التربية عن السنة المالية 2014/ 2015، كشف الوكيل المساعد لشؤون نظم المعلومات في ديوان الخدمة المدنية أحمد العبدالجليل، عن أساب معظم المخالفات التي سجلها ديوان المحاسبة في تقريره الأخير على وزارة التربية، ومنها خلل فني بسيط في النظم المتكاملة للديوان وجار إصلاحه.

ووفق التقرير الموجه إلى وكيل وزارة التربية الدكتور هيثم الأثري قال العبد الجليل «إن الملاحظات المسجلة على الوزارة تنقسم إلى نوعين أساسيين الأول يتعلق بمسائل فنية وبرمجية تخص النظم الآلية والثاني يتعلق بتوجيه مصروفات الباب الأول وفق الدليل النمطي الموحد للحسابات الصادر به تعميم وزارة المالية رقم 5 /98» لافتاً في الوقت نفسه إلى أنه «بعد البحث والتحليل تبين أن بعض المخالفات ناتجة أيضاً عن عمد الإلمام والدراية الكافية للمختصين بالوزارة باستخدام النظم الآلية».

واستعرض التقرير بعض ملاحظات النظم الآلية ومنها قبول النظام الآلي إجراء تعديلات جوهرية في بيانات تاريخية للموظف مر عليها أكثر من سنة ما يصعب إليها الرجوع وقت الحاجة، وإظهار شاشتين ببيانات أحد الموظفين بمرتبين مختلفين عن شهر واحد وسنة واحدة، وتغيير البيانات الخاصة بالمبالغ المخصوم بها على بند الإجازات الدراسية عن شهر مايو من تاريخ لآخر، وقبول النظام خصم مبالغ من مرتبات بعض الموظفين بمسميات مختلفة عن المسميات الموجودة بكشف تحليل ميزانية الباب الأول واستخدام رمز واحد لأكثر من مسمى، مؤكداً «إجراء بعض التعديلات الفنية على النظام لمعالجة الملاحظات المشار إليها وضمان عدم تكرارها مستقبلاً».

ولفت إلى ملاحظات النوع الثاني التي تخص مصروفات الباب الأول «الرواتب» ومنها صرف رواتب خصماً على اعتماد أنواع غير مختصة بالمخالفة للبند 1/ج من قواعد تنفيذ الميزانية، واستبعاد رواتب تحت مسمى استبعاد رواتب عقود من النوع 1/1/6/1 العقد الثاني عن موظفين معينين على درجات الوظائف العامة، وصرف رواتب بالتجاوز المستتر للنوع المشار إليه مشيراً إلى أن«بعض من المخالفات يرجع إلى قيام وزارتكم بصرف بعض المزايا المالية بشكل غير ملائم للقرارات المنظمة لهذه المزايا أو استخدام استقطاعات في غير محلها، ومنها صرف الزيادة الشهرية المنصوص عليها في قرار مجلس الوزراء 698 /2005 بقيمة 50 ديناراً والمقررة للموظفين الكويتيين لعدد من المعينيين بموجب العقد الثاني (وافدين)».

وأوضح التقرير «بعض أوجه المعالجة لهذه الملاحظات والبعض الآخر منها تمت معالجته من خلال إجراء بعض التعديلات على معادلات التحليل الشهري للمرتبات المدرجة في النظم المتكاملة بشكل يكفل صحة التوجيه للمرتبات مستقبلاً» مؤكداً أن«ديوان الخدمة المدنية لا يدخر جهداً في دعم مستخدمي النظم المتكاملة للديوان وعلى استعداد لتلقي أي ملاحظات تزيد من فعالية الأنظمة المتكاملة في مجال الدليل النمطي الموحد للحسابات لإحكام عملية صرف الرواتب الشهرية».

وتضمن التقرير شرحاً مفصلاً عن المخالفات المذكورة ورد الديوان عليها بدءاً بالمخالفات الناتجة عن المشكلات الفنية في النظم المتكاملة ومنها«قبول النظام إجراء تعديلات جوهرية في بيانات تاريخية للموظف مر عليها أكثر من سنة مما يصعب الرجوع إليها وقت الحاجة»ومنها صرف موظفة في الوزارة راتب مايو 2013 على حساب بنكي في أحد البنوك وهو ما يظهر ببيانات«شيت رواتب»لكن شاشة الاستعلام عن راتب موظف«عند الاستعلام فيها عن نفس الموظف ونفس الشهر تبين أن رقم الحساب مختلف والبنك أيضاً مختلف، فيما كان رد الديوان على ذلك أنه»لا يوجد تعديل في البيانات التاريخية للرواتب المصروفة بل سوء فهم عند استخدام بعض شاشات وتقارير النظم المتكاملة«.

ولفت إلى مخالفة أخرى تنص على«إظهار شاشتين ببيانات أحد الموظفين بمرتبين مختلفين عن شهر واحد وسنة واحدة»حيث ظهرت نفس بيانات الراتب لموظف بقيمة 4312.772 دينار ضمن شيت معين في أحد البنوك عند الاستعلام عن راتب شهر مايو 2013 وراتب شهر يناير 2014 للموظف رغم أن الموظف مستقيل بتاريخ 15 ديسمبر 2013 ولم يصرف رواتب يناير 2014.

ووفق التقرير رد الديوان على ذلك بأنه»لا يوجد تداخل في بيانات الشهور المصروفة بل خطأ فني بسيط ينتج عن تغيير سنة الراتب فلا يتم تنفيذ الاستعلام التلقائي بل تظل الشاشة محتفظة بمفردات الراتب الذي كان معروضا في الاستعلام السابق، إلا أن هذا الخلل الفني في طريقة عمل الشاشة لعرض البيانات لا يتسبب إطلاقاً في وجود أخطاء في عملية حساب أو صرف الرواتب. فعند الاستعلام أول مرة عن راتب شهر مايو 2013 للموظف المذكور تظهر الشاشة في أحد الأوضاع وعند قيام المستخدم بتغيير السنة من 2013 إلى 2014 يتم آلياً وضع شهر الاستعلام بشهر يناير ولم تقم الشاشة بتنفيذ الاستعلام التلقائي عن شهر يناير 2014 فظلت البيانات القديمة معروضة ولم يتم تنظيفها إضافة إلى شاشة الاستعلام عن مفردات الراتب الشهري التي يظن المستخدم أن بها مشكلة«مبيناً أن هذه الشاشة لا تستخدم فقط لعرض الرواتب المصروفة بل استخدامها الأساسي هو مراجعة مفردات راتب الموظف للشهر المحسوب راتبه ومن ثم فإنها تعرض البيانات الحالية للموظف أما في حالة الاستعلام عن رواتب قديمة مصروفة فإنها أيضاً توافر إمكانية الاستعلام عن بيانات الصرف من خلال زر «بيانات الصرف» أما إذا تم تحديد سنة وشهر البحث منذ البداية بيناير 2014 والاستعلام عن الموظف فلن تظهر بيانات لأنه لم يتم حساب راتب هذا الشهر وجار إصلاح هذا الخلل الفني البسيط.

وأشار التقرير إلى ملخص المخالفة»تغيير البيانات الخاصة بالمبالغ المخصوم بها على بند الإجازات الدراسية عن شهر مايو من تاريخ لآخر«فعند طباعة تقرير المبالغ المخصوم بها على الميزانية عن شهر مايو 2014 حصل المستخدم على نتيجتين مختلفتين باختلاف تاريخ الطباعة ففي تاريخ 7 ديسمبر 2014 أظهر التقرير 217 مجازا دراسياً بقيمة 219779.710 دينار، وعند الطباعة بتاريخ 24 ديسمبر 2014 ظهر بالتقرير 220 موظفا بقيمة 222.350.710 دينار، موضحاً رد الديوان أنه«تم ضبط تقرير المبالغ المخصوم بها على الميزانية –اجازات دراسية منذ شهور بحيث لا يعتمد على البيانات الإدارية الحالية وقت الطباعة للمجازين دراسياً بل يعتمد على بيانات المجازين دراسياً وقت سحب كشف الراتب».

وتطرق التقرير إلى ملخص المخالفة«قبول النظام خصم مبالغ من مرتبات بعض الموظفين بمسميات مختلفة غير موجودة ضمن كود الاستقطاعات ومختلفة عن المسميات الموجودة بكشف تحليل ميزانية الباب الأول»ومثال على ذلك خصم مقابل عطلة صيفية –استبعاد راتب عقود-حقوق صرفت بعد التاريخ الواجب إيقافها-لأسباب أخرى ويفيد الديوان بأنه يوجد فرق بين اسم الاستقطاع والمكان الذي يؤثر به الاستقطاع في تحليل الميزانية حيث يرتبط استقطاع«خصم مقابل عطلة صيفية»ببند الإيرادات والمصروفات المستردة ويستخدم استقطاع«راتب عقود بالموظفين»للموظفين المعينين على العقود لاستبعاد ما صرف من راتبهم الأساسي دون وجه حق ويرتيط بالميزانية على حسب العقد المعين عليه الموظف ويستخدم استقطاع«لأسباب أخرى»لوضع الجزاءات والعقوبات التي تقررها جهة عمل الموظف لأسباب متنوعة وهو يرتبط بالميزانية ببند«ايرادات –غرامات وجزاءات»في ما يخص استقطاع حقوق صرفت بعد التاريخ الواجب إيقافها«المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية ويرتبط بالميزانية ببند«استقطاعات المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية».

وأضاف«يمكن الاستعانة بتقرير الاستقطاعات المربوطة ببنود الميزانية الموجودة في المسار نظام 13 –الاستقطاعات-تقارير لمعرفة كيفية ربط جميع أنواع الاستقطاعات ببنود تحليل الميزانية كما ننوه أنه تم تنقيح دليل الاستقطاعات عند تطبيق نظام الاستقطاعات الآلية الجديد بحيث تم إيقاف استخدام الكود 985 –خصم مقابل عطلة صيفية كما تم إيقاف الكود 983 لأسباب أخرى واستبداله بآخر ذي مسمى معبر عن طبيعته وهو 988 –جزاءات وعقوبات على الموظفين.

وأشار التقرير إلى ملخص المخالفة»استخدام رمز واحد لأكثر من مسمى«ومثال على ذلك استخدام الرمز 105 لبدل تمثيل لموظفي السلكين الديبلوماسي والقنصلي وكذلك الرمز نفسه لعلاوة الاولاد ويرد الديوان بأن«رموز الاستقطاعات والاستحقاقات في النظم المتكاملة ليس لها علاقة برموز وزارة المالية للحساب والبند والنوع بل هي مجرد رموز لتعريف الاستقطاعات والاستحقاقات والنظام داخليا يستطيع التمييز بين الرموز المتشابهة لأنه يوجد مميز آخر هو نوع البند الذي يفصل بين الاستقطاعات والاستحقاقات وبالتالي لا توجد مشكلة مترتبة على تشابه الرموز والجدير بالذكر أنه في النظم المتكاملة المعاد هندستها تمت مراعاة عدم تكرار الرموز».

كما أشار إلى ملخص المخالفة«استبعاد رواتب جملتها 139932 دينارا صرفت دون وجه حق لأسباب مختلفة تحت مسمى استبعاد رواتب عقود من النوع 1/1/6/1 العقد الثاني عن موظفين معينين على درجات الوظائف العامة بدلاً من استبعادها من مصروفات البنود والانواع التي تم الصرف عليها«وكان رد الديوان على ذلك»ان الجهة هي المسؤولة عن اختيار نوع الاستقطاع الخاص بالموظف والجدول التالي يظهر عدد الموظفين مستقطع منهم مبالغ مالية نظير استقطاع 202 استبعاد راتب عقود ولكنهم معينين على الكادر العام ودرجات مالية غير العقد الثاني».

واختتم التقرير المخالفات بملخص المخالفة «صرف رواتب جملتها7240208 دنانير خصماً على اعتماد أنواع غير مختصة بالمخالفة للبند 1/ج من قواعد تنفيذ الميزانية» ومثال على ذلك صرف 231371 دينارا رواتب معينين على العقد الثاني خصماً على النوع 1/1/8/1 العلاوة الاجتماعية ومبلغ 304192 دينارا رواتب معينين على العقد الثاني خصماً على النوع 1/1/11/6 مكافآت عن أعمال أخرى ومبلغ 22980 دينارا رواتب معينين على العقد الثالث خصماً على النوع 1/1/8/5 علاوات وبدلات أخرى وكان رد الديوان على ذلك «تم ربط أكواد الاستحقاقات والاستقطاعات بشكل صحيح مع بنود تحليل الميزانية لتلافي ظهور هذه الأخطاء في المستقبل والجدول التالي يظهر عددا من الموظفين المعينين على العقد الثاني ولكن لهم بنود راتب تؤثر في أدلة أخرى غير العقد الثاني.

أحمد العبدالجليل:

• جارٍ إصلاح الخلل في طريقة عرض الشاشة لبيانات الموظف

• ضبط تقرير مبالغ المجازين دراسياً ليعتمد على البيانات الإدارية وقت سحب الكشف وليس «وقت الطباعة»

• تنقيح دليل الاستقطاعات ووقف بعضها واستبدال مسمياتها بأخرى معبرة عن طبيعتها

• الملاحظات على «التربية»

تنقسم إلى نوعين: فنية وبرمجية ومصروفات الباب الأول

مذكرة تحقيق

رد الوكيل المساعد للشؤون المالية في وزارة التربية رئيس لجنة إعداد الردود على ملاحظات ديوان المحاسبة يوسف النجار على طلب الديوان في شأن تحديد المسؤولية عن المتسبب في الملاحظة المتعلقة بصرف رواتب جملتها 466.949.428 دينارا، بالتجاوز المستتر للنوع 1/1/6/1 العقد الثاني بالمخالفة للمادة 22 من المرسوم رقم 31 /1978 بقواعد إعداد الميزانيات العامة للرقابة على تنفيذها والحساب الختامي، والبند رقم 3/د من قواعد تنفيذ الميزانية مرفقاً في كتابه نسخة من رد قطاع الشؤون القانونية في شأن التحقيق في تلك الملاحظة مشفوعة بمحاضر التحقيق فيها.

تسهيل مهام مدققي المحاسبة

أصدر وكيل وزارة التربية الدكتور هيثم الأثري نشرة عامة إلى قطاعات الوزارة كافة في شأن ضرورة تسهيل مهام مدققي ديوان المحاسبة بالوزارة، بما في ذلك جميع الإدارات والمراقبات والاقسام التابعة لها، وتوفير كافة المعلومات والبيانات اللازمة لهم تسهيلاً لقيامهم بالأعمال المكلفين بها طبقاً لقانون إنشاء ديوان المحاسبة، مبيناً أن أعضاء الفريق هم إبراهيم بو كبر رئيس الفريق، وأحمد الشطي كبير مدققين، وفالح العجمي مدقق رئيسي، وعبد العزيز الرشيدي مدقق أول، وهند زمان مدقق مشارك، وسبيكة التركيت مدقق مساعد.