اختصار الدورة المستندية لمعاملات المراجعين

استجابة لشكاوى المراجعين من بيروقراطية القطاع الإداري المملة، شكل وكيل وزارة التربية الدكتور هيثم الأثري 4 فرق عمل لتطوير وتنظيم وتحسين وتوحيد أداء النظم المستخدمة في الوزارة، وكلفها باختصار الدورة المستندية لمعاملات المراجعين وحصر الإجراءات الخاصة بكل معاملة.

وحدد الأثري المهام المناط بكل فريق تنفيذها، بدءاً بفريق تطوير إجراءات العمل الإدارية ومكننتها، حيث كلف بالتنسيق مع الفرق الأخرى لحصر كافة الأعمال الإدارية المرتبطة بقطاع الشؤون الإدارية والتطوير الإداري، وتصنيف الأعمال وفق الاختصاصات والجهات وحصر الإجراءات الخاصة بكل معاملة ودراسة اختصار الإجراءات لكافة المعاملات داخل الوزارة والمناطق التعليمية وخارجها، والاطلاع على كافة إمكانات برنامج النظم المتكاملة، تمهيداً لتوفيق وربط المعاملات به ووضع آلية لمكننة كافة المعاملات وربطها بنظام ديوان الخدمة المدنية وحصر الاحتياجات التقنية والتدريبية اللازمة لتطبيق هذه الآلية.

كما حدد مهام فريق تقنين وتنظيم الصلاحيات على النظم المتكاملة، وأهمها حصر مستخدمي برنامج النظم المتكاملة في الوزارة، ومراجعة الوصف الوظيفي للمستخدمين وتحديد الصلاحيات الخاصة بكل مستخدم، طبقاً للوصف الوظيفي وحاجات العمل لديه، والتنسيق مع الجهات المسؤولة في الوزارة «إدارة نظم المعلومات» وديوان الخدمة المدنية «إدارة دعم المستفيدين» لإعادة توزيع الصلاحيات على المستخدمين وفق الوصف الوظيفي وحاجات العمل، مشدداً على ضرورة عمل جدول زمني لتنفيذ العمل بسرعة ويسر، دون أن يؤثر ذلك على حركة سير العمل ومتابعة إلغاء كافة الصلاحيات السابقة وكلمات السر وإعادة توزيعها مرة أخرى.

وأما المهام المنوطة بالفريق الثالث، وهو فريق توحيد وتحسين أداء الأنظمة المستخدمة في الوزارة، فأهمها حصر كافة النظم المستخدمة بديوان عام الوزارة والمناطق التعليمية والمدارس وديوان الخدمة المدنية، ومراجعة المخرجات والإحصاءات المستفادة من تلك النظم وفق الحاجات الفعلية للوزارة، والتأكد من توحيد البيانات وصحتها على كافة النظم، بما يكفل وجود مصدر واحد للبيانات لكافة العاملين في الوزارة ليكون المرجع برنامج النظم المتكاملة، ووضع تصور لتوحيد أو ربط أو الاختيار الأفضل من كافة الأنظمة المستخدمة في الوزارة، والتنسيق مع ديوان الخدمة المدنية لإضافة الشاشات المطلوبة في حال الاستغناء عن نظام والحاجة لبعض مخرجاته.

وتطرق الأثري إلى الفريق الرابع، وهو فريق التنسيق والمتابعة، ومهامه وضع الخطة لمتابعة عمل الفرق والتنسيق مع كافة الفرق لتسهيل العمل والربط بينهم، والدعوة إلى عقد الإجتماعات الجماعية للتنسيق بين أعمال الفرق، ومتابعة استلام التقارير الشهرية والربع سنوية من جميع الفرق، ورفعها إلى رئيس الفرق ومتابعة البرنامج الزمني لتنفيذ الخطط لكافة الفرق ورفع تقرير شهري بذلك إلى الرئيس.

وبين أسلوب عمل الفرق الأربعة حيث تجتمع لمدة 3 شهور لإنجاز مهام عملها بوضع التقارير اللازمة لذلك على أن تبدأ الاجتماعات التنسيقية بين الفرق للبدء في تنفيذ المهام على أرض الواقع بداية من الشهر الرابع ووضع خطة زمنية متكاملة لإنجاز العمل وإتمامه، وحصر الاحتياجات المادية والمالية للمخاطبة لتوفيرها، وتقدم الفرق تقريراً فترياً كل شهر وتقريراً ربع سنوياً وتقريراً نهائياً في نهاية العمل بما تم الاتفاق عليه لاعتماده من الوزير للتنفيذ إضافة إلى دراسة مقترح إنشاء وحدة تنظيمية تابعة لإدارة الموارد البشرية تختص بمهام النظم المتكاملة ووضع المقترحات الخاصة بالتدريب المستمر وتوطين التدريب لكافة مستخدمي النظام وفق الاحتياجات.

واستعرض الأثري أعضاء الفرق الأربعة التي أسند رئاستها العامة إلى الوكيل المساعد للشؤون الإدارية والتطوير الإداري حيث رشح لفريق تطوير إجراءات العمل الإدارية ومكننتها كل من سعود الجويسر –سعاد بو مرزوق-أميرة المعلم-إيمان حماد-صفاء شهاب-أحلام العيد-جاسم السعيد-جمال أبو الخير-إسراء الشيحة-بشرة مناحي-فيما أختار لفريق تقنين وتنظيم الصلاحيات على النظم المتكاملة كل من عبلة العيسى-خديجة العبد الرزاق-وفاء الكنيمش- محمد السعيد- فلاح الظفيري- فهد الجري- خديجة المطوع.

ورشح الأثري لفريق توحيد وتحسين أداء الأنظمة المستخدمة في الوزارة كل من هدى المطيري، ناصر الدوسري، عبد الهادي السيد، انتصار الحسينان، يوسف دخيل، عدوية الشمري، فيما رشح لعضوية فريق التنسيق والمتابعة كل من شيخة الكوح، عواطف الرشيدي، دلال المطيري، اسماعيل إبراهيم.