«الشؤون» تدشّن «ميكنة الوثائق»: 72 جهة حكومية وخاصة تستفيد من النظام

| كتب طلال الشمري |

دشنت وزارة الشؤون الاجتماعية والعمل المرحلة الاولى من نظام مكينة الوثائق وفق نظام الـ (DAW) في مراقبة السجل والدورة الآلية للمراسلات بين الادارات العليا لديها.

واكد وكيل الوزارة محمد الكندري في حفل اقيم اول من امس في مركز تنمية اليرموك تحت رعاية وزير الشؤون الاجتماعية والعمل احمد الرجيب حرص الوزارة على تطبيق الانظمة الآلية الحديثة لتحسين خدماتها للجمهور.

واضاف «لأن الوزارة لا ينبغي لها ان تكون بمعزل عن التطور السريع والكبير في مجال المعلومات ووسائل الاتصال التي يشهدها العالم حاليا لذا واكبت هذه التطورات وقامت بالتعاون مع ديوان الخدمة المدنية بتطبيق مشروع ميكنة خدمات العمل في العام 2010.

وتابع بقوله: «والآن تضيف الوزارة مشروع ميكنة الوثائق وفق نظام الداو في مراقبة السجل العام وذلك بالتعاون مع الجهاز المركزي لتكنولوجيا المعلومات الذي بذل جهدا صادقا وداعما لتطبيق هذا المشروع».

الكندري شرح للضيوف وحضور الحفل اهداف دخول وزارة الشؤون الاجتماعية والعمل لهذا النظام اذ سيحقق السرعة والدقة والامان في نقل المستندات والوثائق الكترونيا سواء الواردة للوزارة من الجهات الخارجية الى القطاعات والادارات لدينا او تلك الكتب الصادرة ما بين قطاعاتنا الداخلية.

كما اشار الى ان هذه الخطوة سينتج عنها ايضا اختصار الوقت والجهد وتسهيل تعامل المواطنين في انجاز معاملاتهم مع الوزارة مقارنة بالنظام اليدوي الذي كان متبعا في وقت سابق.

ولفت الى انجاز المرحلة الاولى بمراقبة السجل العام والمرحلة الثانية في مكاتب الادارة العليا حيث ان هذا المشروع يأتي ضمن مشاريع برنامج عمل الحكومة للوزارة والخطة التنموية.

وشدد على ان وزارة الشؤون لن تألو جهدا في تحسين خدماتها من خلال الاستفادة من الانظمة الحديثة بالتعاون مع الجهات المعنية بالدولة مثل ميكنة نظام المساعدات الاجتماعية وتجهيز بيئة العمل خصوصا الشبكة العامة للوزارة والجاري تنفيذها حاليا كركيزة انطلاق لتطبيق النقلة النوعية في مجال استخدام تقنيات تكنولوجيا المعلومات الحديثة وان تكتمل مسيرتها بانجاز خدماتها من خلال شبكة الكويت للمعلومات في المستقبل القريب باذن الله.

الكندري قال للصحافيين ايضا، ان الوزارة تأمل بأن يشمل هذا النظام جميع القطاعات لديها وحتى جمعيات النفع العام التابعة لها وربط الوزارة بالجهاز المركزي للمعلومات للدولة.

واضاف «ان 72 جهة من الدولة او في القطاع الخاص تستطيع التعامل مع الوزارة عن طريق هذا النظام لا سيما غرفة التجارة والصناعة على سبيل المثال».

من جهته لفت الوكيل المساعد لشؤون التخطيط والتطوير الاداري احمد الصواغ الى ان الوزارة ادرجت هذا المشروع ضمن المشاريع التطويرية في برنامج عمل الحكومة من خطة التنمية الاولى 2010 - 2011.

وقال انه تم تصميم وتنفيذ هذا المشروع بالتعاون مع الجهاز المركزي لتكنولوجيا المعلومات والذي يقوم مشكورا بتزويد الجهات الحكومية بالبرنامج التطبيقي المستخدم لهذا النظام.

واضاف ستقوم الوزارة بتوفير التراخيص اللازمة للمستخدمين حيث يعد هذا النظام خطوة جادة في مجال تفعيل تطبيقات الحكومية الالكترونية والتي تسعى اليها الدولة من خلال خطة التنمية حيث يستهدف هذا النظام في مرحلته الاخيرة الى تمكين الوزارة من التراسل الالكتروني مع الجهات الحكومية المطبقة للنظام من خلال شبكة الكويت للمعلومات.

مشيرا الى انه تم اطلاق المرحلة الاولى للمشروع بتاريخ 6 /3/ 2011 في مراقبة السجل العام بإدارة الشؤون الإدارية.

حيث بدأ النظام بتخزين جميع المراسلات الصادرة عن الوزارة والواردة اليها بنظام الفهرسة، ما يتيح لجميع المستخدمين للنظام البحث والحصول على جميع البيانات والمعلومات من الارشيف الالكتروني في وقت قياسي بسهولة ويسر.

وزاد «تم اطلاق المرحلة الثانية من هذا المشروع بتاريخ 2/ 1/ 2012 في مكاتب الادارة العليا (ادارة مكتب الوزير - ادارة مكتب وكيل الوزارة) وجميع مكاتب الاخوة الوكلاء المساعدين والتي تمثل نقلة نوعية في مجال ميكنة الاعمال بالوزارة.

حيث ستساهم في تقليص الوقت والجهد لإنجاز المهام ومتابعتها هذا وسوف يغطى هذا المشروع في مراحله المقبلة جميع ادارات القطاعات بالوزارة.

وقال انه كذلك ونسعى من خلال هذا النظام الى توثيق ملفات جميع الموظفين بالوزارة آليا وربطها مع النظام المتكامل لديوان الخدمة المدنية.

وكشف عن انه جار عمل دراسة تطبيق النظام بإدارة المبرات والجمعيات الخيرية وقد وجهنا كتابا بهذا الشأن الى الوكيل المساعد للتنمية الاجتماعية بتسهيل مهمة اعضاء الفريق بالدراسة والتنسيق مع الادارة المختصة.

بدوره قال المدير العام للجهاز المركزي لتكنولوجيا المعلومات عبداللطيف السريع «ونظرا لامتلاك الجهاز المركزي لتكنولوجيا المعلومات احد البرامج التطبيقية الخاصة بنظام التسجيل الآلي للمراسلات وميكنة الدورة الآلية للمراسلات (DAW) فقد قام الجهاز بتزويد وزارة الشؤون الاجتماعية والعمل بالبرامج التطبيقية لهذا النظام حيث تعد وزارة الشؤون الاجتماعية والعمل اول الجهات الحكومية المستفيدة من هذا النظام والذي يسعى الجهاز المركزي لتكنولوجيا المعلومات بتعميم الاستفادة من هذه التكنولوجيا للحد من استخدام الاوراق وتداولها ما بين العاملين بالجهات الحكومية يدويا حيث ان هذا النوع من الانظمة الآلية يحمي جميع المراسلات من التلف والضياع ومن التداولات غير الرسمية والتي من الممكن ان ينتج عنها اثار سلبية اذا استغلت استغلالا في غير محله، وبناء على طلب الكثير من الجهات الحكومية جار التنسيق معهم الآن للبدء في استخدام هذا النظام.

واشار الى ان الجهاز المركزي لتكنولوجيا المعلومات شارك بفريق من المختصين في اعمال الفريق المشكل مع وزارة الشؤون لتطوير اعمال نظام الارشفة الالكتروني والدورة الآلية للمراسلات بالوزارة حيث كانت نتائج هذا الفريق كالآتي:

- المرحلة الأولى: تشغيل نظام التسجيل الآلي للمراسلات بالسجل العام (6/ 3/ 2011).

- المرحلة الثانية: تشغيل الدورة الآلية للمراسلات بمكتب الوزير ومكتب وكيل الوزارة ومكاتب الوكلاء المساعدين (2/ 1/ 2012).

واضاف «عند الانتهاء من اعمال تنفيذ الشبكة الجديدة لوزارة الشؤون الاجتماعية والعمل سوف يتم تزويد الوزارة ببرامج التراسل الالكتروني (مراسلات ON-LINE) والذي يتيح لوزارة الشؤون التواصل مع جميع الجهات الحكومية المرتبطة بشبكة الكويت للمعلومات (KIN) ويعتبر هذا النظام احد المشاريع المدرجة ضمن الخطة الانمائية للدولة والذي يسعى الجهاز المركزي لتنفيذه خلال السنة المالية الحالية مع بعض الجهات الحكومية الجاهزة آليا والمرتبطة بشبكة الكويت للمعلومات.