سارة الحمدان (تصوير نايف العقلة)


«توثيق الفروانية»... أيقونة «العدل» في العمل الذكي

مقابلة / رئيسة المكتب أكدت أنه ينجز جميع أنواع الوكالات من دون الحاجة لمراجعة الإدارة



سارة الحمدان:
- كاونتر لمعاملات «online» يتوجه له المراجع من دون انتظار الدور ليجد معاملته جاهزة

- أنجزنا 34742 وكالة في 2018 داخل المكتب وخارجه

- وفرنا «قسم الانتقالات الخارجية» لخدمة كبار السن والمرضى حيث ينتقل الموثق إلى منازلهم

- خصصنا «كاونتر» للمحامين لأن أكثر المعاملات تختص بتوكيلاتهم

- «سامحونا على القصور»  خدمة للمراجعين تعفيهم  من الدور في حال  الخطأ المادي بالمعاملة


بعد أن أصبح أيقونة للتحول الالكتروني في وزارة العدل وتحقيق مفهوم «الوزارة الذكية»، أكدت رئيس مكتب توثيق الفروانية سارة الحمدان، أن «المكتب يقوم بإنجاز جميع أنواع الوكالات سواء كانت عامة أو خاصة، من دون الحاجة لمراجعة الإدارة في المبنى الرئيسي»، مشيرة إلى أن «المكتب أنجز 34 ألفاً و742 وكالة خلال العام 2018 داخل وخارج المكتب».
وقالت الحمدان، في مقابلة مع «الراي»، إن «أكثر المعاملات المنجزة في مكتب الرقعي هي توكيلات المحامين، لذا حرصنا على توفير كاونتر خاص نظراً لطبيعة عملهم التي تستدعي تسهيل معاملاتهم»، كما «وفرنا قسم الانتقالات الخارجية المخصصة لكبار السن والمرضى حيث ينتقل الموثق إلى المنزل أو المستشفى حسب الحالة».
وبينت أنه «تم تخصيص كاونتر للمعاملات المسجلة (online) الذي يتوجه له المراجع من دون انتظار الدور ليتسلم المعاملة جاهزة بعد توقيعه»، لافتة الى أنه «تم استحداث خدمة (سامحونا على القصور) والتي يمنحها مكتب توثيق الفروانية للمراجعين كي تعفيهم من الدور في حالة بدر خطأ مادي في المعاملة أو في حالة نقص في المستندات الامر الذي يستلزم الرجوع للإدارة مرة أخرى».
وفي ما يلي تفاصيل المقابلة:

● حدثينا عن قسم التوثيق في محكمة الفروانية، والمهام المنوطة به...
يختص القسم بتوثيق الحقوق عن طريق توثيق المحررات المقدمة من ذوي الشأن، وبما يتوافق ونص القانون، والتصديق على توقيعاتهم بما يتعلق بالمحررات العرفية وإثبات تاريخها، ولدينا أنواع عدة من المحررات وهي الموثقة مثل التوكيلات العامة، وإقرارات الدين المذيلة بالصيغة التنفيذية وغيرها، بالاضافة إلى المصدقة مثل توكيلات قيادة السيارات وتخليص المعاملات وغيرها.
● هل يقوم «توثيق الفروانية» بإنجاز جميع أنواع الوكالات؟
نعم، فعملنا شامل، كحال الإدارة في المبنى الرئيسي حيث نقوم بإنجاز جميع أنواع الوكالات سواء كانت عامة أو خاصة، وأخيراً تم استحداث فرع لعقود الشركات في الرقعي، كما يضم المكتب قسماً للانتقالات الخارجية المخصصة لكبار السن والمرضى حيث ينتقل الموثق إلى المنزل أو المستشفى حسب الحالة.
● ما أكثر المعاملات التي ينجزها القسم بشكل يومي؟
أكثر المعاملات المنجزة في المكتب، هي توكيلات المحامين، لذا وبالتعاون مع جمعية المحامين تم تخصيص «كاونتر» للمحامين وذلك نظراً لطبيعة عملهم التي تستدعي تسهيل معاملاتهم، كما وفرنا خدمة «سعادتنا بخدمة أهلنا» وهي عبارة عن مكتب لكبار السن والمعاقين، يقوم الموثق بإنجاز معاملة المراجع داخل المكتب من دون الحاجة للكاونتر.
● كم عدد المعاملات المنجزة في «توثيق الفروانية»؟
أنجزنا 34 ألفاً و742 وكالة خلال العام 2018 داخل وخارج المكتب، منها 12194 إقرارا داخل الادارة و23 خارجها، بالاضافة إلى 18926 توكيلا خاصا داخل الإدارة و192 خارجها إلى جانب التوكيل العام وعقود العمل بالقطاع الأهلي وإقرار رسمي خاص بإنشاء صندوق دعم الأسرة، هذا دليل على حجم المسؤولية الملقاة على عاتق الموثقين الذين يعملون بأمانة وإخلاص لخدمة عملائهم المواطنين والمقيمين.
● ماذا يقدم كاونتر الخدمات الالكترونية؟
لدينا التسجيل في خدمة الاستعلام عن طريق الرسائل القصيرة، كما يعمل المكتب ضمن خدمة «online»، حيث يستطيع المراجع الدخول إلى موقع الوزارة واختيار نوع الوكالة التي يريد استخراجها، كما يمكنه اختيار الفرع الذي يرغب في تسلم الوكالة منه، وبعد ذلك ترسل رسالة نصية إلى المراجع بانتهاء المعاملة في المكان الذي اختاره، وعند ذهاب المراجع إلى الموقع المذكور لتسلم المعاملة يعطى بطاقة «أولوية online» يتوجه خلالها من دون انتظار الدور ليتسلم المعاملة جاهزة بعد توقيعه.
● وفي حالة لم يسجل المراجع قبل قدومه للمكتب؟
وفرنا شاشة لإنجاز التوكيل، حيث تتيح للمراجع إدخال بياناته، وعند اعتمادها يعطى بطاقة «أولوية online» يتوجه خلالها من دون انتظار الدور ليتسلم المعاملة جاهزة بعد توقيعه.
● هل يضم المكتب عدداً كافياً من الموثقين لاستيعاب أعداد المراجعين؟
لدينا العدد الكافي من الموثقين الذين يتمتعون بخبرة كافية لإنجاز معاملات المراجعين في القسم من دون الحاجة لاستكمال المعاملة في المبنى الرئيسي، ونقدر الجهود التي يبذلونها في إنجاز معاملات المراجعين، لاسيما أنهم يحرصون على القيام بدور كبير في عدم تأخير أو المماطلة في إنهاء مختلف الإجراءات الخاصة بأي معاملة.
● ماذا عن المراجعين غير الناطقين باللغة العربية؟
في السابق كان يضطر المراجعون غير الناطقين بالعربية لجلب مترجم والذي لا يراعي ظروفهم المادية، لذا، ارتأيت أن نطلب مترجماً من الوزارة وهو ما تم، حيث توجد في القسم مترجمة كويتية حاصلة على بكالوريوس ترجمة، وذلك لترجمة وتسهيل إنجاز المعاملات على المراجعين غير الناطقين بالعربية.
 ● وخدمة «سامحونا على القصور»؟
بادر مكتب توثيق الفروانية باستحداث خدمة «سامحونا على القصور» والتي يمنحها مكتب توثيق الفروانية للمراجعين كي تعفيهم من الدور في حالة بدر خطأ مادي في المعاملة، او في حالة نقص في المستندات الامر الذي يستلزم الرجوع للإدارة مرة اخرى.
كما وفرنا خدمة الـWiFi للمراجعين بعد الشكاوى من سوء التغطية مما يعطل معاملاتهم.
 ● كيف ترين تعاطي قيادات الوزارة مع متطلبات الموثقين والعاملين في القسم؟
لمسنا من وكيل الوزارة عبداللطيف السريع كل الدعم والتشجيع في ما يتعلق بالإنجاز، من خلال حرصه على حضور جميع الفعاليات الاجتماعية التي يقيمها مكتب توثيق الفراونية، وهذا يؤكد حرصه الكبير على تذليل كل المعوقات التي ربما تواجه عمل القسم، كما لا ننسى دور الوكيل المساعد لشؤون التسجيل العقاري والتوثيق محمد الحماد على تشجيعه الدائم لدفع عجلة التطوير ومعاملته الراقية مع الجميع، بالاضافة إلى مدير الإدارة طارق العصفور.
فنحن نسعى لتغيير الفكرة السائدة حول القطاع الحكومي لنعمل عبر آفاق أوسع لتحقيق الإنجازات والنجاح في  المهام الموكلة إلينا، تطبيقا لرؤية «كويت جديدة 2035» التي تتطلب روح العمل والمبادرة.

مستندات لها علاقة

  • شارك


اقرأ أيضا